Wie genau steigert SharePoint Online die Produktivität und warum lohnt sich der Einsatz?

Microsoft SharePoint hat sich seit seiner Einführung im Jahr 2001 so sehr weiterentwickelt, dass es schwer ist, es mit nur einem Wort zu beschreiben. SharePoint ist eine webbasierte Plattform, die entwickelt wurde, um die Zusammenarbeit durch Cloud-Speicher, Content Management und Datenfreigabe zu verbessern. SharePoint Online ist Microsofts Cloud-basierte Version des Produkts und die Lösung, um die es in diesem Artikel geht.

01 Cloud-basiertes Arbeiten

Einer der größten Vorteile von SharePoint Online ist, dass es auf der Cloud basiert. Das bedeutet, dass Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können; alles, was Sie brauchen ist ein Webbrowser. Dies ist besonders nützlich für den Zugriff auf mobilen Geräten. Die Verwendung der Cloud bedeutet auch, dass die Lösung mit Ihnen und Ihren Bedürfnissen mitwächst. Außerdem verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Datenverlusten oder -beschädigungen, da Sie sich nicht mehr auf Server, auf denen all Ihre Informationen gespeichert sind, verlassen müssen, die physisch beschädigt werden könnten. SharePoint Online profitiert außerdem davon, dass es immer auf dem neuesten Stand ist und neue Funktionen zuerst erhält.


02 Zentraler Knotenpunkt

Microsoft SharePoint Online erleichtert die Zentralisierung von Ressourcen, indem alles an einem leicht zugänglichen Ort untergebracht wird. Nicht nur, dass die Mitarbeiter nicht mehr überall nach dem suchen müssen, was sie brauchen. Auch Manager können alles überwachen und sicherstellen, dass die Prozesse rationalisiert werden. Als effizientes Content-Management-System spart Ihnen SharePoint Online Zeit und Mühe.


03 Nahtlose Integration mit Microsoft Office

Als Produkt von Microsoft ist SharePoint so konzipiert, dass es mühelos mit der Microsoft Office Suite zusammenarbeitet. Wenn Sie also täglich Microsoft Excel, PowerPoint, Word oder Outlook an Ihrem Arbeitsplatz verwendest, profitieren Sie von der nahtlosen Integration. SharePoint gibt Ihnen die Möglichkeit, Dokumente schnell in Ihrem Browser zu bearbeiten oder sie nativ auf Ihrem Desktop zu öffnen. Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden: Die Änderungen werden im Laufwerk gespeichert.


04 Zusammenarbeit an Dokumenten

Dank SharePoint können Kollegen gemeinsam an einem Dokument arbeiten, ohne dazu mehrere Versionen erstellen zu müssen, in denen man sich schnell verliert. Sie können live sehen, wer mit Ihnen am jeweiligen Dokument arbeitet und es aktualisieren, um die Änderungen zu sehen, die Kollegen vorgenommen haben. SharePoint Online macht seinem Namen alle Ehre, denn die Dateifreigabe ist so einfach wie ein Klick auf eine Schaltfläche. So können Sie andere (interne oder externe) Personen einladen, das Dokument, an dem Sie gerade arbeiten, zu bearbeiten.


05 Rückkehr zu früheren Versionen

SharePoint Online führt automatisch einen praktischen Versionsverlauf von Dokumenten. Dies ist nicht nur nützlich, um bei Bedarf zu einer früheren Version zurückzukehren. Sie können außerdem sehen, wer im Laufe der Zeit an dem Dokument mitgearbeitet hat.


06 Anpassung an Ihre Bedürfnisse

Sie können SharePoint an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, die Standardfunktionen beizubehalten. Doch darüber hinaus können Sie auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Elemente entwickeln. Dies stellt sicher, dass Ihr Team alles zur Hand hat, was es braucht, um die Produktivität zu steigern. Außerdem können Sie Ihren SharePoint Online-Bereich auf das Branding Ihrer Organisation anpassen, um ihn wirklich zu Ihrem eigenen System zu machen.


07 OneDrive macht die Speicherung einfach

Verabschieden Sie sich von der lokalen Speicherung mit OneDrive for Business. Damit können Sie Dateien auf SharePoint Online speichern und synchronisieren, also quasi in die Cloud hochladen. OneDrive reduziert den Bedarf an lokalem Speicherplatz und stellt sicher, dass Sie auf Dokumente zugreifen können, wo und wann immer Sie sie benötigen. Das eliminiert auch das Risiko, etwas auf Ihrem Desktop zu speichern, worauf dann niemand zugreifen kann. Sie können außerdem individuelle Berechtigungen auf OneDrive steuern, wenn Sie Ihre Dokumente nur mit bestimmten Kollegen teilen möchten.


08 Delve sorgt für Transparenz

Delve bleibt seinem kollaborativen Charakter treu und ermöglicht es Ihnen, nicht nur Ihre eigenen Dokumente und Aktivitäten in SharePoint Online zu sehen, sondern auch die Ihrer Kollegen. Über eine visuelle Oberfläche können Sie schnell auf Dateien zugreifen, an denen Sie gearbeitet haben, und außerdem einen Einblick in die Aktivitäten Ihrer Kollegen erhalten. Sie können auch „beliebte“ Dokumente anzeigen – allerdings nur solche, auf die Sie Zugriff haben.


09 Durchsuchbarkeit auf allen Ebenen

Obwohl es vielleicht nicht das aufregendste Element von SharePoint Online ist, ist es unglaublich praktisch, einfach nach dem suchen zu können, was man braucht. Wie bei jedem Portal, das viele Benutzer hat, kann es manchmal schwierig sein, Inhalte zu finden – besonders bei großen Seiten. Die SharePoint-Suchmaschine hat sich im Laufe der verschiedenen Iterationen massiv weiterentwickelt und ist jetzt ein unglaublich leistungsfähiges Hilfsmittel. Sie kann eine ganze Reihe von Inhalten indizieren: von offensichtlichen Dokumenten und Dateien bis hin zu eher unerwarteten, einschließlich Personen und sogar externen Inhalten. Die SharePoint-Suchmaschine ist außerdem dynamisch und passt die Rangfolge der Suchergebnisse auf der Grundlage von Benutzerinteraktionen an, um sicherzustellen, dass die Benutzer immer die relevantesten Ergebnisse erhalten.


10 Integration mit Microsoft Teams

Microsoft Teams ist Microsofts Alternative zu Slack und stützt sich auf die Technologien von Office 365 (SharePoint, Outlook, Planner, Skype etc.). Das Herzstück von Teams ist eine moderne SharePoint-Teamsite, auf der alle Dokumente gespeichert werden, die mit dem Team in Verbindung stehen. Diese Seite kann jedoch durch die Kombination von SharePoint Modern Pages und dem SharePoint Framework (SPFX) erweitert werden, um Seiten mit umfangreichen Funktionen zu erstellen, die dann innerhalb eines Teams angezeigt werden können.

Fazit

Um die Vorteile von SharePoint Online wirklich auszuschöpfen, ist es von unschätzbarem Wert, mit jemandem zusammenzuarbeiten, der weiß, was er tut – und da kommen wir ins Spiel. Wir haben eine Reihe von erfahrenen SharePoint-Entwicklern, die Sie durch Ihr nächstes Projekt führen: von der Idee bis zur Fertigstellung und darüber hinaus. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit dem Team auf, um Ihre Möglichkeiten zu besprechen.